REGULAMIN STOSOWANIA FAKTUR ELEKTRONICZNYCH
§1
Postanowienia ogólne
1. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest art. 106 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. 2004 Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami ).
2. Niniejszy regulamin określa zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji w Ożarowie Mazowieckim.
§2
Definicje
Użyte w regulaminie wyrażenia oznaczają:
1. Faktura elektroniczna – faktura w formie elektronicznej wystawiona przez ZWiK, zawierająca dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie,
2. ZWiK – Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Ożarowie Mazowieckim będący wystawcą faktury elektronicznej,
3. Klient – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej będąca stroną umowy zawartej ze ZWiK,
4. Akceptacja – zgoda udzielona przez Klienta na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
§3
Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej
1. ZWiK wystawia i przesyła faktury elektroniczne z zachowaniem następujących wymogów określonych w Ustawie o VAT:
a) Otrzymania akceptacji Klienta na stosowanie faktury elektronicznej
b) Zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej.
2. ZWiK przesyła w formacie PDF ( Portable Document Format ) fakturę wraz z ewentualnymi załącznikami związanymi z wysłaną fakturą, z adresu poczty elektronicznej faktury@zwik.ozarow-mazowiecki.pl . Powyższy adres służy wyłącznie do automatycznej wysyłki faktur.
3. Faktura przesyłana w formie elektronicznej zgodnie z Ustawą jest równoznaczna z przesyłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
4. Faktury korygujące i duplikaty do faktury elektronicznej mogą być przesyłane również w formie elektronicznej.
5. Każda faktura wysyłana będzie oddzielnym e-mailem.
6. Za dzień doręczenia faktury elektronicznej uważa się dzień wystawienia i wysłania faktury elektronicznej.
7. Klient zobowiązany jest do elektronicznego potwierdzenia otrzymania faktury elektronicznej.
§4
Akceptacja stosowania faktury elektronicznej
1. Klient może wyrazić akceptację stosowania faktur elektronicznych poprzez wypełnienie i podpisanie Oświadczenia o akceptacji stosowania faktur elektronicznych ( załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu ) i przesłanie pocztą na adres wystawcy, dostarczenie osobiście do Biura Podawczego przy ul. Partyzantów 37 lub przy ul. Poznańskiej 129/133 lub w postaci elektronicznej poprzez przesłanie skanu podpisanego oświadczenia w formacie pliku PDF na adres: sekretariat@zwik.ozarow-mazowiecki.pl lub biuro.podawcze@zwik.ozarow-mazowiecki.pl
2. Wskazując adres poczty elektronicznej, na który ma zostać przesłana faktura elektroniczna, Klient oświadcza, ze jest uprawniony do korzystania z tego adresu, a wysłanie faktury elektronicznej pod ten adres gwarantuje jej otrzymanie przez Klienta. ZWiK nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych.
3. Zmiany adresu poczty elektronicznej, na który mają być przesyłane faktury elektroniczne, Klient może dokonać w sposób określony w §4 ust. 1 powyżej.
4. Oświadczenie Klienta o akceptacji faktur elektronicznych nie pozbawia ZWiK prawa do wystawiania i przesyłania faktur, duplikatów faktur i faktur korygujących w formie papierowej.
5. Klient jest uprawniony do wycofania akceptacji, przy czym musi o tym powiadomić ZWiK.
6. Niezwłocznie po doręczeniu oświadczenia o wycofaniu akceptacji, ZWiK zaprzestaje wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.
§5
Postępowanie w sprawie nie odebranych faktur przez Klienta
1. W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona Klientowi, z przyczyn niezależnych od ZWiK, na prośbę Klienta zostanie wystawiony duplikat przedmiotowej faktury.
§6
Postanowienia końcowe
1. Tytuły paragrafów mają charakter informacyjny i nie stanowią podstawy do interpretacji Regulaminu.
2. Regulamin obowiązuje od dnia 19 listopada 2018r.
